Membuat Filtering Email di Windows Mail

Pada seri tutorial kali ini, kita akan membahas salah satu fitur di Windows Mail yang sangat berfungsi untuk mengelola email dalam jumlah besar. Mungkin jika email yang masuk ke inbox kurang dari 10 per hari, tidak menjadi masalah. Namun ketika Anda sudah mengikuti satu, dua, atau lebih milis, kebanjiran lebih dari 100 email per hari bukan sesuatu yang mustahil. Efek yang paling jelas adalah tertimbunnya email-email pribadi kita di dalam imbox karena bercampur dengan email dari milis. Alangkah baiknya jika email yang masuk bisa dipilah-pilah dalam tempatnya masing-masing seperti lemari yang memiliki banyak laci.

Anda beruntung karena sudah menggunakan program email client seperti Windows mail atau Outlook Express karena dua program tersebut menawarkan fitur yang tak akan membuat anda pusing dengan ikut banyak milis sekalipun. Teknik ini disebut filtering email yang akan memilah secara otomatis email-email yang masuk dan menempatkan di tempat khusus sesuai dengan keperluan kita.

Beberapa setting yang akan kita lakukan di Windows Mail ini hakikatnya dapat diterapkan juga di Outlook Express. Anda hanya perlu untuk menyesuaikanl langkah-langkah di Windows Mail ini ke Outlook Express Anda. Anda sudah siap? Mari kita mulai jalankan misi filtering email di Windows Mail kita.

Kasus

Anda memiliki sebuah email Gmail yang telah dipasang pada Windows Mail dan telah mengikuti tiga Milis. Sebutlah milis_a, milis_b, dan milis_c. Sebelum mengikuti milis, Anda masih nyaman karena semua email masuk diterima di inbox, dan Anda bisa membacanya semua. Namun setelah mengikuti ketiga milis tersebut, dan semuanya milis yang aktif, Anda kewalahan karena semua email dari milis-milis tesebut juga masuk ke inbox. Anda perlu mensortir email tersebut satu per satu dan menemukan email mana yang sifatnya pribadi dan perlu segera dibalas.

Kemudian Anda berfikir bahwa akan lebih nyaman jika email-email dari ketiga milis tersebut tidak masuk langsung ke Inbox. Anda ingin tiap milis memiliki folder sendiri di luar inbox, sehingga ketika ingin membaca email dari suatu milis cukup masuk ke folder tersebut. Email dari milis tidak lagi tercampur di inbox atau bahkan di folder yang sama dengan milis lain.

Misi 1 = Persiapan

Sebelum mulai membuat setting parameter filtering email, Anda perlu membuat dulu wadah untuk menampung email-email dari milis tersebut. Karena ada tiga milis, maka buatlah tiga folder di dalam inbox yang disesuaikan dengan nama milis. Nama folder terserah Anda, namun salah satu berilah nama KartunetClub karena sebagai eksperimen anda akan membuat filter untuk milis KartunetClub. Cara untuk membuat folder baru adalah dengan meletakkan kursor pada Inbox, lalu klik kanan atau tekan tombol aplikasi, dan tekan enter pada “new folder”. Isikan nama folder yang diinginkan, tekan enter.

Skenarionya adalah ketika email didownload oleh Windows Mail, dengan penerapan parameter tertentu, maka email tersebut akan dipindahkan dari inbox ke folder yang baru dibuat tadi. Parameter yang dimaksudkan ini adalah semacam keyword sebagai dasar atas eksekusi pada email tersebut. Dalam tiap milis, ada hal yang menjadi ciri khas yaitu penambahan prefix di subject email. Apapun subjek email yang dikirim oleh member ke alamat milis, maka hasil penerusannya akan ditambahkan kata-kata tertentu di awal subject email. Contoh adalah prefix [KartunetClub] pada milis [email protected]. Sederhananya, Anda perlu membuat parameter dimana setiap email masuk terdapat kata “[kartunetclub]” pada subject email, maka pesan tersebut akan dipindahkan ke folder yang ditentukan.

Catatan: Proses filtering email ini hanya dapat dilakukan pada email-email yang didownload oleh Windows Mail. Dengan kata lain, Anda harus menggunakan metode POP3 server.

Misi 2 = Pembuatan Parameter

Setelah Anda memiliki wadah, kini saatnya membuat parameter yang mengintruksikan bagaimana email-email yang masuk dipindahkan. Ikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Masuk ke menu tools, tekan panah/bawah cari “message rules”, klik atau tekan panah kanan, dan pada “mail…”, tekan enter.
2. Apabila Anda baru pertama kali membuat parameter rule, maka jendela yang pertama terbuka adalah “new rule”. Namun jika sudah pernah dan ingin membuat rule baru, tekan tab sampai “new” button, dan tekan enter.
3. Pada kolom pertama adalah kolom parameter. Tekan panah atas/bawah untuk memilih parameter yang sesuai, dan beri tanda centrang. Dalam misi ini, Anda perlu pilih “when the subject line contains spesific word”. Pilihan ini berarti kita akan menangkap semua email yang masuk ke inbox apabila subject email sesuai dengan keyword yang dimasukkan.
4. Tekan tab sekali, dan Anda berada pada kolom eksekusi. Di kolom ini muncul beberapa opsi yang dapat Anda pilih. Dari mulai memindahkan email, hapus, copy, dan seterusnya.
5. Dalam misi ini, tekanp panah atas/bawah dan beri tanda centrang pada “move it to spesified folder”.
6. Tekan tab sekali dan Anda akan sampai pada kolom rule description. Pada kolom tersebut, dijelaskan rule yang Anda pilih dan field parameter yangperlu Anda isi sebagai keyword. Navigasi dalam Rule Description denganp panah atas/bawah.
7. Pada “where subject line contains specific word”, tekan enter dan isi keyword yang akan dijadikan parameter, dalam misi ini “[kartunetclub]”, tekan tab cari “add” button, dan enter.
8. Apabila tak ada lagi keyword yang ingin ditambahkan, tab sampai OK, dan tekan enter.
9. Lantas, pada “move it to specified folder” yang terdapat di Rule Description, tekan enter, dan pilih folder dimana Anda ingin memindahkan email hasil filtering dari milis KartunetClub. Karena  Anda sedang proses filtering email dari milis KartunetClub, cari folder yang sudah anda buat sebelumnya yaitu ‘KartunetClub’.
10. Tab sampai “OK” button, tekan enter.
11. Pada kolom Rule description, maka akan tertulis lengkap seperti berikut
    “Apply this rule after the message arrive
    Where the subject line contains ‘[kartunetclub]’
    Move it to KartunetClub folder”
12. Setelah Rule Description terisi lengkap, tekan tab dan beri nama yang sesuai pada kolom “Name of the Rule”.
13. Tekan tab sampai “ok” button, tekan enter.
14. Klik “New…” button untuk membuat parameter fintering email pada dua milis yang lain. Cara yang dilalui sama, hanya keyword parameter yang disesuaikan dengan prefix milis terkait.

Misi 3 = Menerapkan Filtering Email

Anda sampai pada misi terakhir dalam proses membuat filtering email. Setelah filtering email parameter Anda buat dan instruksi eksekusi pun Anda berikan, saatnya kini untuk menerapkannya pada email-email Anda yang sudah terlanjur masuk. Sedangkan untuk email yang akan atau belum masuk, parameter sudah bekerja saat anda klik “ok” pada proses pembuatan rule.

1. Masih pada jendela Message Rule, tab sampai “apply Now…”, klik atau tekan tombol sepasi.
2. Muncul kotak dialog Apply Mail rules Now.
3. Tekan tab, pada “select all” button, tekan sepasi. Cara ini untuk memberi tanda centrang pada semua rule yang kita buat sebelumnya.
4. Lantas, tab sampai “apply  now” button, klik atau tekan tombol sepasi.
5. Akan muncul kotak dialog yang memberikan informasi progress applying rules di Windows Mail Anda. Lama proses tergantung dari banyaknya email yang perlu dieksekusi. Apabila telah selesai, klik atau enter pada “ok” button.
6. Tutup jenela Apply Mail Rules Now dengan tab dan klik atau enter pada “close” button.
7. Tutup juga jendela Message Rule dengan tab dan klik atau tekan enter pada “ok” button.

Setelah melalui proses tersebut, Anda tentu akan menemui inbox Windows mail Anda lebih rapi. Tak ada lagi email milis yang bercampur dengan email nonmilis di inbox Anda. Sedangkan jika Anda ingin melihat email yang dikirimkan melalui milis, Anda cukup membuka folder terkait di dalam inbox. Sebuah cara yang praktis dan membuat Anda tak akan kewalahan meski ikut banyak milis sekalipun.

Opsi-Opsi pada Message Rule

Ketika Anda pada proses New Rule setup, Anda ditawari dengan beberapa opsi parameter dan eksekusinya. Beberapa opsi tersebut apabila anda pahami, dapat dikombinasikan dan dikreasikan untuk membuat parameter sesuai dengan kebutuhan Anda. Tidak hanya untuk filtering email milis, tapi juga memungkinkan pula untuk keperluan lain.

Beberapa opsi yang tersedia sebagai parameter filtering email dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Where the from line contains people. Keyword yang dimasukkan berupa alamat email yang akan dicocokkan dengan alamat pengirim pada email-email yang masuk.
2. Where the subject line contains specific word. Keyword dicocokkan dengan kata-kata pada subject email yang masuk.
3. Where the message body contains specific word. Keyword akan dicocokkan dengan kata-kata yang terkandung pada body mail email-email yang masuk.
4. Where the to line contains people. Keyword berupa alamat email yang dicocokkan dengan alamat tujuan pada email-email yang masuk.
5. Where the CC line contains people. Keyword berupa alamat email yang dicocokkan dengan kolom CC pada email-email yang masuk.
6. Where the TO or CC line contains people. Keywords berupa alamat email yang dicocokkan dengan alamat tujuan dan kolom CC pada email-email yang masuk.
7. Where the message is marked as priority. Pada settingan tertentu, email yang dikirim dapat diset prioritasnya sebagai urgen, normal, atau low. Dengan menggunakan parameter ini, Anda dapat filtering email-email masuk yang memiliki priority tertentu.
8. Where the messages from the specified account. Anda dapat filtering email-email masuk yang berasal dari account tertentu. Misal gmail, yahoo, hotmail, dll.
9. Where the message size is more than size. Anda dapat memasukkan angka tertentu, dan apabila pesan yang masuk kapasitasnya lebih dari yang anda tentukan, maka akan masuk dalam parameter filtering. Biasanya ini digunakan untuk menyaring email-email yang masuk agar tidak dipenuhi email berkapasitas di luar nalar.
10. Where the message has an attachment. Anda bisa melakukan filtering untuk email-email masuk yang disertai dengan file attachment saja. Parameter ini dapat berguna apabila anda tidak ingin menerima email dengan attachment karena khawatir menghabiskan bandwidth internet misalnya.
11. Where the message is secure. Anda dapat melakukan filtering message pada email-email yang dienkripsi atau dikirim dengan settingan pengalaman tertentu.
12. For all messages. Filtering ini untuk semua email yang masuk tanpa terkecuali. Dapat Anda gunakan jika ingin melakukan filtering total.

Pada kolom eksekusi, ada beberapa opsi juga yang dapat anda kombinasikan. Beberapa adalah sebagai berikut:

1. Move it to the specified folder. Tiap email yang tersaring oleh parameter akan dipindahkan dari Imbox ke folder yang ditentukan.
2. Copy it to the specified folder. Email hasil filtering akan tetap berada di imbox, tapi salinannya akan berada di folder yang ditentukan.
3. Delete it. Email-email hasil filtering akan langsung dihapus dari Imbox atau dengan kata lain dipindahkan ke folder Delete.
4. Forward it to people. Sesaat setelah masuk inbox, email yang terkena parameter filtering akan langsung diforward ke alamat yang ditentukan.
5. Highlight it with color. Email filtering akan ditandai dengan warna yang ditentukan. Tentu hanya akses untuk bukan pengguna screen reader.
6. Flag it. Email filtering diberi tanda seperti bendera untuk membedakan dengan email lainnya.
7. Mark it as read. Email filtering hanya akan ditandai sebagai “sudah terbaca”.
8. Mark the message as watched or ignored. Email filtering ditandai sebagai pesan yang perlu diawasi atau diabaikan.
9. Reply with message. Email filtering secara otomatis dibalas dengan pesan yang ditentukan tanpa Anda perlu membukanya terlebih dulu.
10. Stop processing more rules. Ketika rule berjalan dan sudah menemukan email yang difilter, maka rule-rule yang lain tidak akan dijalankan.
11. Do not download it from the server. Ketika filter menemukan email tersebut, maka email hanya akan tetap berada di server tanpa diunduh ke program email client.
12. Delete it from server. Ketika filter menemuka email tersebut, tanpa perlu diunduh ke program client, email yang ada di server langsung dihapus sebelum anda perlu membacanya.

Sampai di sini tutorial untuk penggunaan filtering email pada Windows Mail. Semoga fitur ini dapat membantu Anda agar lebih mudah mengelola email Bukan hanya satu email untuk banyak milis, juga mengelola lebih dari satu account email secara bersamaan. Menghemat waktu dan koneksi internet karena email-email yang telah diunduh tetap dapat Anda akses meski sedang tidak terkoneksi internet. Pada tutorial berikutnya kita akan belajar entry yang lebih populer yaitu Twitter.(DPM)

Dimas P. Muharam

Dimas adalah seorang blogger, penulis, dan motivator  tunanetra  kelahiran kota Jakarta yang bertepatan dengan perayaan Hari Pramuka tahun 1988. Lulusan program S1 Sastra Inggris, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia ini berkarir sebagai seorang PNS Peneliti di Pusat Riset Pendidikan, Badan Riset dan Inovasi Nasional (BRIN). Saat ini Dimas sedang menyelesaikan kuliah Master of Education di The University of Adelaide, Australia.