Sebelum kita eksplorasi Windows Mail lebih jauh, ada baiknya mempelajari fitur lain dalam internet dan email yaitu Mailing List atau yang kerap disebut Milis. Mungkin Anda sudah sering mendengar istilah Milis. Namun, apa Milisitu sebenarnya?

Menurut berbagai sumber, definisi Milis adalah grup diskusi di internet dimana orang bisa berlangganan dan berinteraksi di dalamnya melalui fasilitas email atau surat elektronik. Anggota yang tergabung dalam Milis dapat membaca email dari sesama anggota yang dikirim ke alamat Milis dan membalas pesan tersebut ke Milis. Milis juga dapat dipahami sebagai daftar alamat email yang pemiliknya memiliki kesamaan minat pada hal tertentu. Seperti Milis teknologi, resep makanan, musik, atau buku.

Milis juga dapat diumpamakan seperti situasi sebuah kelompok masyarakat yang menggunakan medium online. Dalam sebuah kelompok, dapat terjadi diskusi, berbagi informasi, mengajukan pertanyaan, menyampaikan keberatan, atau menjawab pesan orang dalam kelompok tersebut, hanya perantara yang digunakan adalah Email. Keberadaan Millis telah mempermudah antar manusia untuk saling interaksi yang tak lagi dibatasi oleh ruang, jarak, dan waktu.

Penyedia Milis yang gratis dan populer saat ini adalah Yahoogroups yang kemudian diikuti oleh Googlegroups. Kedua penyedia Milis tersebut saat ini menampung ribuan Millis yang terdiri dari berbagai minat dan perhatian. Anda cukup memiliki email, mendaftar di salah satu situs tersebut, membuat Milis, undang beberapa kenalan untuk bergabung, maka jadilah sebuah Milis. Di kemudian hari, prinsip Milis ini diadopsi oleh Facebook untuk menjadi group.

Istilah dalam Milis

1. Member. Anggota dalam Milis yang dapat disebut juga subscriber. Mereka bergabung atas kesadaran sendiri atau diundang oleh pengelola Milis untuk bergabung. Setiap pesan yang dikirimkan ke alamat Milis, akan terkirim ke semua member.
2. Moderator. Bukan pemilik atau pembuat Milis tapi mendapat otoritas untuk mengelola Milis. Mereka mempunyai hak untuk menegur member yang melanggar aturan, mengeluarkan member, memilih mana pesan yang layak atau tidak layak disebarkan ke member Milis, dll.
3. Owner. Pemilik dari Milis yang tidak harus pembuat asli dari Milis. Dapat saja pemilik asli mempromosikan salah seorang atau lebih member untuk sama-sama jadi Owner Milis. Mereka memiliki semua hak yang dimiliki oleh Moderator, dan dapat mengatur hak apa saja yang dimiliki oleh Moderator.
4. Invite. Undangan yang dibuat oleh member lain dalam Milis kepada rekanannya yang belum bergabung di Milis untuk ikut partisipasi. Dalam undangan tersebut, ada petunjuk bagaimana cara mudah untuk bergabung dalam Milis.
5. Subscribe dan unsubscribe. Subscribe adalah perintah untuk bergabung dalam Milis, sedangkan unsubscribe dilakukan ketika member ingin keluar dari keanggotaan Milis.

Milis selalu memiliki alamat Milis yang berbeda dari alamat email biasa. Apabila Milis dibuat di Yahoogroups, maka alamat Millis akan menjadi [email protected]. Seperti contoh adalah Milis komunitas Kartunet yang beralamat di [email protected]. Jadi tiap email yang dikirim oleh member ke alamat tersebut, akan secara otomatis diteruskan ke semua anggota Milis. Sama halnya ketika ada yang membalas pesan tersebut, maka balasan pesan akan diterima juga oleh semua anggota Milis

Mungkin Anda bertanya, jika semua anggota dapat semuapesan yang dikirimkan oleh member lain, maka inbox email akan cepat sekali penuh. Namun Yahoogroups sudah mengantisipasi hal tersebut dengan memberikan opsi-opsi kepada penggunanya. Opsi tersebut ada pada Message Delivery method yang terdiri dari beberapa pilihan

1. Individual Email. Dimana member yang set Message delivery pada opsi ini akan mendapat semua pesan yang dikirimkan atau dibalas oleh member Milis. Setiap ada pesan atau balasan baru akan masuk ke inbox email.
2. Daily Digest. Opsi ini dipilih jika Anda tidak ingin terlalu dapat banyak email dari sebuah Milis tiap harinya. Setiap hari, Milis hanya akan mengirimkan 20 pesan yang merupakan hasil kompilasi dari seluruh pesan yang masuk pada hari tersebut dan termasuk pesan-pesan yang ditandai sebagai Special Notification.
3. Special Notices. Jika Anda hanya ingin menerima email yang ditandai sebagai Special Notification yang berasal dari moderator Milis. Pesan ini biasanya berupa pengumuman atau pesan penting untuk semua member.
4. Web Only. Jika Anda tidak ingin menerima pesan apapun dari Milis ke email Anda. Namun Anda masih dapat mengakses pesan-pesan pada Milis  dengan melihatnya pada web dimana Milis itu berada. Seperti contoh alamat web untuk Milis [email protected] berada di http://groups.yahoo.com/group/kartunetclub

Subscribe dan Unsubscribe Milis

Seperti yang sudah dijelaskan pada istilah-istilah dalam Milis, Subscribe dan Unsubscribe terkait dengan proses berlangganan atau berhenti berlangganan sebuah Milis. Dengan berlangganan sebuah Milis, maka Anda akan mendapatkan update dari Milis tersebut. Apabila Anda sudah tidak memerlukan lagi, dengan mudah dapat segera berhenti berlangganan. Satu email yang Anda miliki, dapat berlangganan lebih dari satu Milis. Apabila Anda memiliki banyak minat dan ingin tergabung dengan Milis dimana bergabung pula orang-orang seperti Anda, Milis dapat menjadi jalan terbaik.

Cara untuk berlangganan sebuah Milis ada beberapa. Salah satu cara yang paling efisien adalah dengan langsung mengirimkan email pendaftaran ke alamat yang ditentukan. Contoh kali ini adalah mendaftar ke Milis [email protected].

1. Kirim email kosong ke alamat [email protected], format alamat pendaftaran Milis di Yahoogroups adalah [email protected]
2. Kuncinya adalah dengan menambahkan “-subscribe” setelah nama grup dan sebelum alamat @yahoogroups.com
3. Setelah dikirim, biasanya akan ada email dari yahoogroups.com dengan subject “Please confirm your request to join nama_grup”.
4. Konfirmasi ada dua cara yaitu dengan klik tautan sesuai dengan intruksi di email, atau reply email tersebut tanpa menambahkan isi. Direkomendasikan untuk reply email karena merupakan cara yang termudah.
5. Tunggu email balasan dari pihak Yahoogroups yang menyatakan Anda sudah diterima dalam Milis atau ditolak karena beberapa sebab.

Pada Milis juga ada beberapa tipe konfirmasi keanggotaan dan penerusan pesan ke grup. Beberapa di antaranya dapat dijelaskan sebagai berikut

1. Open Milis. Ketika ada permintaan untuk mendaftar member baru, secara otomatis Milis akan memberikan email konfirmasi dan langsung disetujui setelah subscriber memberikan konfirmasi.
2. Close Milis. Berbeda dengan Open Milis, setelah subscriber menkonfirmasi proses pendaftarannya, permintaan masih memerlukan persetujuan dari moderator milis.
3. Moderated Milis. Tiap pesan yang dikirim anggota memerlukan persetujuan moderator sebelum diteruskan ke seluruh anggota Milis.
4. Unmoderated Milis. Pesan-pesan yang dikirimkan oleh anggota ke Milis langsung diteruskan ke semua anggota tanpa persetujuan terlebih dahulu oleh moderator.

Catatan:

1. Untuk mendaftar pada Milis yang terdapat di Googlegroups, caranya sama hanya perbedaan ada pada alamat pengiriman email kosong. Jika pada Yahoogroups menggunakan tanda strip (-) antara nama_group dan kata subscribe, pada Googlegroups menggunakan tanda plus (+). Contoh [email protected]
2. Sedangkan untuk berhenti langganan, cukup kirimkan email kosong dengan mengganti kata subscribe menjadi unsubscribe dengan proses yang sama.
3. Apabila ingin mengetahui milis-milis yang sesuai dengan minat, dapat menemukannya dengan memanfaatkanf asilitas search group di www.yahoogroups.com
4. Bagi Anda yang ingin membuat milis untuk keperluan tertentu, cukup cari Start your group pada Yahoogroups, dan ikuti langkah demi langkahnya.

Demikian tutorial singkat untuk lebih menjelaskan Anda tentang Milis atau Mailing List. Silakan gunakan Milis untuk mencari informasi, kenalan dengan minat serupa, atau berkoordinasi dengan banyak orang via online. Dengan Milis Anda tidak hanya dapat mengirim pesan, tapi juga dapat mengirimkan file yang dibutuhkan oleh anggota Milis. Selamat berjejaring dan menemukan pengalaman baru melalui Milis.(DPM)

Dimas P. Muharam

Dimas adalah seorang blogger, penulis, dan motivator  tunanetra  kelahiran kota Jakarta yang bertepatan dengan perayaan Hari Pramuka tahun 1988. Lulusan program S1 Sastra Inggris, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia ini berkarir sebagai seorang PNS Peneliti di Pusat Riset Pendidikan, Badan Riset dan Inovasi Nasional (BRIN). Saat ini Dimas sedang menyelesaikan kuliah Master of Education di The University of Adelaide, Australia.