Microsoft Excel juga merupakan salah satu bagian dari software Microsoft Office. Software  ini berfungsi sebagai pengolah angka atau data. Dengan software ini kita dapat dengan mudah melakukan perhitungan angka-angka mulai dari yang sederhana seperti pertambahan, pengurangan, perkalian dan pembagian. Bahkan yang lebih rumit lagi seperti mencari nilai rata-rata, nilai maksimal dan sebagainya. Pemanfaatan dari Microsoft Office Excel ialah untuk pembuatan data, laporan keuangan, sistem akuntansi dan hal-hal yang berkaitan dengan angka.

Tampilan awal Microsoft Office Excel

Saat pertama kali program Microsoft Office Excel dijalankan, pada layar akan muncul lembar kerja yang berbentuk kotak-kotak yang disebut  “sel”. Cell ini adalah pertemuan dari kolom dan baris. Tiap kolom ditandai dengan huruf. Misal kolom A, B, C, hingga Z, lalu diteruskan AA, AB, AC, terus hingga IV. Sedangkan untuk baris ditandai dengan angka dari mulai 1 hingga yang paling akhir. Karena Cell merupakan pertemuan kolom dan baris, jadi tiap Cell memiliki nama sesuai posisi pertemuan kolom dan baris tersebut. Jadi misal disebut Cell D4, berarti Cell tersebut terletak pada kolom D dan baris 4.

Untuk lebih mudahnya lembar kerja Microsoft Excel dapat dibayangkan seperti papan catur, atau deretan kotak yang ada pada papan riglet. Pada Microsoft Office Excel lembar kerja diberi nama file secara default oleh komputer book1, sampai kita mengganti nama file tersebut saat menyimpan file. File ini pun dapat disimpan, dibuka dan diedit, dan dicetak. Secara default, lembar kerja ini terdiri dari tiga sheet yang Anda dapat berpindah antar sheet dengan control + page up atau down.

Unsur-unsur dalam lembar kerja Excel

• Sel: area atau daerah berbentuk kotak, yang dibatasi oleh garis-garis pada sisi kanan, kiri, atas dan bawah pada lembar kerja.
• Kolom: deretan sel yang bersusun Vertikal dari atas ke bawah. Kolom tersebut diberi kode dengan huruf, mulai dari a, b, c hingga fxd.
• Baris: deretan sel yang bersusun horisontal dari kiri ke kanan, baris tersebut diberi kode dengan angka. Mulai dari 1,2, 3 hingga 1048576.
• Alamat sel: Posisi sel pada lembar kerja yang ditunjukan dari kode kolom dan baris. Contoh sel a1, berarti sel yang berada di kolom a baris 1. Sel d6, berarti sel yang berada pada kolom d  baris 6.
• Sheet: Halaman dalam Microsoft Office Excel. Sebagai default satu file disediakan 3 sheet, namun dapat ditambah sesuai kebutuhan.

Cara bergerak dalam lembar Microsoft Office Excel

• Panah kanan, berpindah ke sel di kolomsebelah kanan..
• Panah kiri, berpindah ke sel di kolom sebelah kiri.
• Panah bawah berpindah ke sel di baris berikutnya
• Panah atas, berpindah ke sel di baris sebelumnya.
• Control-panah kanan, berpindah ke sel paling akhir dari baris
• Control-Panah kiri, berpindah ke sel paling awal dari baris.
• Control-Panah bawah, berpindah ke sel paling akhir dari kolom.
• Control-Panah atas, berpindah ke sel paling awal dari kolom.
• Control-Page up, berpindah ke sheet sebelumnya.
• Control-Page down, berpindah ke sheet berikutnya.

Bekerja di lembar microsoft office Excel

Memasukan data ke lembar kerja Microsoft Office  Excel

• Pilih sel yang akan diisi dengan data,
• Ketikan data yang dikehendaki

Menghapus data

• Pilih sel yang hendak dihapus datanya,
• Tekan delete untuk menghapus data dari sel

Mengedit isi sel

• Pilih sel yang ingin diedit datanya
• Tekan F2
• Betulkan isi sel seperti mengedit teks
• Setelah selesai tekan enter.

Memblok (menandai sel)

• Shift-Panah kanan, memblok satu sel ke kanan
• Shift-Panah kiri, memblok satu sel ke kiri
• Shift-Panah bawah, memblok satu sel ke bawah
• Shift-Panah atas, memblok satu sel ke atas

Melakukan perhitungan dengan Microsoft Office Excel

Perlu dipahami bahwa untuk melakukan perhitungan di Microsoft Office excel, bukan menambahkan angka-angka yang dimasukan. Tetapi menggunakan alamat sel, maka komputer akan menghitung angka-angka atau data yang ada dalam sel.

Untuk melakukan perhitungan, kita harus memasukan sebuah rumus yang berisi tanda perhitungan, seperti tambah, kurang, kali, bagi, dan tanda-tanda matematika lainnya, yang kemudian diikuti dengan data yang berupa alamat sel. Untuk menuliskan rumus, harus didahului dengan mengetikan tanda sama dengan, yang menunjukan bahwa data yang akan dimasukan adalah berupa perhitungan.

Contoh:

• Pada sel a1, ketikan angka 5
• Pada sel b1, ketikan angka 7
• Pada sel c1, ketikan =a1+b1, dan tekan enter. Maka akan menghasilkan angka 12 sebagai hasil dari penjumlahan 5 di sel a1 ditambah 7  di sel b1
• Pada sel d1 ketikan, =a1*b1 dan tenkan enter. Maka akan muncul hasil 35 sebagai hasil perkalian dari 5 di sel a1 dikali 7  di sel b1.

Jika angka-angka pada sel a1 dan b1 diganti dengan angka berapa saja, maka hasil perhitungan ikut berubah sesuai dengan hasil rumus yang dimasukan.

Menggunakan Fungsi pada Microsoft Excel

Selain menggunakan operasi matematika sederhana, pada Microsoft Excel juga disediakan fungsi atau kumpulan operasi matematika dengan perintah tertentu, yang dapat memudahkan pengguna. Seperti contoh, untuk menghitung nilai rata-rata dari sekumpulan data, Anda tak perlu menjumlahkan dulu semua data lalu dibagi dengan banyaknya data. Cukup satu fungsi yang disebut fungsi Average untuk menemukan nilai rata-rata dari sekumpulan data.

Ciri utama dari fungsi adalah adanya nama fungsi, lalu diikuti dengan tanda kurung buka dan kurung tutup. Di dalam tanda kurung tersebutlah parameter atau nilai-nilai yang ingin dihitung dimasukkan.

Ada banyak jenis fungsi dari mulai fungsi statistik, financial, logika, dll. Berikut adalah beberapa fungsi yang kerap digunakan. Jangan lupa untuk memulai sebuah fungsi, sama dengan operasi matematika biasa, yaitu dengan tanda sama dengan atau equal.

1. Fungsi sum().
   menghitung total nilai dalam sekumpulan cell atau data. Formatnya yaitu =sum(range data). Contoh =SUM(a1:f1). Artinya, fungsi SUM tersebut akan menghitung total nilai yang ada dari cell A1 sampai D1.
2. Fungsi Average()
   Fungsi Average berguna untuk menghitung nilai rata-rata dari sekumpulan cell. Formatnya yaitu =average(range cell).
3. Fungsi Max()
   Fungsi Max berguna untuk menemukan nilai tertinggi dari sekumpulan data. Format penulisannya yaitu =Max(range data).
4. Fungsi MIN()
   Fungsi Min berguna untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data. Format penulisannya yaitu =Min(range data).

Masih banyak fungsi lainnya yang biasa digunakan, seperti fungsi count(), if(), left(), right(), mid(), vlookup(), hlookup(), dll. Tiap fungsi punya kegunaan masing-masing dan dapat dikombinasikan beberapa fungsi sekaligus. Untuk mengetahui daftar fungsi-fungsi yang ada, dapat ditemukan di menu formula, insert function.