Gmail.com merupakan fasilitas email gratis dari Google yang menawarkan kualitas email premium. Dari segi kapasitas email, Gmail.com diklaim mencapai size 10Gb, sebuah ukuran yang amat besar dan tak akan habis menurut kami untuk sebuah email. Selain itu, ada fitur lain yang juga penting dan biasanya hanya ada di fasilitas email berbayar yaitu Pop3 dan IMAP.
Dalam tutorial seri ini, kita akan membahas apa itu Pop3 dan IMAP yang menjadi amat penting untuk diketahui sebagai langkah awal sebelum mengintegrasikan email ke dalam program client seperti Outlook Express atau Windows Mail. Akan dibahas perbedaan antara Pop3 dan IMAP, sehingga Anda dapat menentukan fitur email mana yang akan dipilih yang sesuai dengan kebutuhan. Ditambah lagi akan kita ketahui apa itu SMTP yang berperan dalam proses pengiriman email ketika sudah diintegrasikan dengan program client. Semua fasilitas tersebut ada pada Gmail.com dan akan kita bahas bersama di sini.
Istilah POP3, IMAP, dan SMPT
POP3 (Post Office Protocol version 3) yaitu protokol yang digunakan untuk mengambil surat elektronik (email) dari server email. Protokol POP3 dibuat karena desain dari sistem email yang mengharuskan adanya server surat elektronik yang menampung surat eletronik untuk sementara sampai email tersebut diambil oleh penerima yang berhak. Dapat diandaikan POP3 seperti wadah yang berfungsi sebagai penampung sementara email Anda yang dikirimkan orang, dan ketika terhubung dengan email client, maka email Anda akan diunduh atau dipindahkan dari server ke program email client seluruhnya.
IMAP (Internet Message Access Protocol) yaitu protokol standar untuk mengakses/menghubungkan e-mail dari server. IMAP memungkinkan pengguna memilih pesan e-mail yang akan ia ambil, membuat folder di server, mencari pesan e-mail tertentu, bahkan menghapus pesan e-mail yang ada. Kemampuan ini jauh lebih baik daripada POP (Post Office Protocol) yang hanya menyediakan akses untuk mengambil/download semua pesan yang ada tanpa kecuali. Sederhananya, IMAP ini seperti kemampuan untuk menghubungkan antara server email dengan program email client secara real time. Ketika sudah terhubung, eksekusi apapun yang dilakukan pada program email client, akan langsung berpengaruh pada server email.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) merupakan salah satu protokol yang umum digunakan untuk pengiriman surat elektronik di Internet. Protokol ini dipergunakan untuk mengirimkan data dari komputer pengirim surat elektronik ke server surat elektronik penerima.
Email Client adalah software/aplikasi yang digunakan untuk membuka maupun mengirim email, baik di PC maupun gadget, seperti : mozilla thunderbird, microsoft outlook, outlook express, Windows Mail, dll. Dalam tutorial kita ke depan, hanya program Outlook express dan Windows Mail yang akan dicoba karena dua program tersebut telah diuji cukup accessible bagi pengguna screen reader.
Perbedaan POP3 dan IMAP pada Email Client
POP3
- Email harus didownload terlebih dahulu sebelum ditampilkan sehingga memiliki beberapa kelemahan seperti : Anda harus mendownload lagi dari awal secara berulang – ulang jika menggunakan komputer yang berbeda. Namun POP3 efisien bagi Anda yang memiliki laptop pribadi, sehingga dapat menghemat koneksi internet. Karena email yang sudah diunduh, dapat tetap diakses dan dieksekusi meski respon akan dipending dalam outbox sampai ada koneksi online.
- Email yang sudah didownload ke komputer akan terhapus dari server tergantung dari setting Email client. Jika hal ini terjadi, maka saat Anda menggunakan komputer lainnya, Anda tidak bisa lagi membaca semua email anda secara penuh. Kecuali jika Anda memilih opsi Archive gmails copy pada setting When messages are accessed with pop di Gmail.com, Anda tetap dapat mengakses semua email Anda apabila dibutuhkan meski sudah diunduh sebelumnya.
- Semua email dan file attachment akan terdownload secara menyeluruh saat melakukan cek email dari email client. Kecuali jika Anda mengaktifkan opsi seperti pada poin nomor 2 di Gmail.com Anda.
- Outgoing Email hanya akan tersimpan secara lokal di komputer (email client). Khusus pada Gmail.com, email yang terkirim juga akan disimpan dalam sent items di server.
- Anda hanya bisa mengatur email di komputer lokal saja. Saat anda menghapus sebuah email, maka hanya email di komputer Anda saja yang terhapus, sedangkan di email server tetap ada dan harus anda hapus secara manual.
- Butuh waktu yang lama untuk reload email dari email server ke komputer Anda, tergantung besarnya email yang masih tersimpan di inbox server. Namun akan menjadi lebih ringan jika Anda rutin membuka program email client anda.
IMAP
- Email masih tersimpan di server email sehingga tidak perlu mendownload semua email dari awal jika diakses menggunakan komputer lain. Perubahan yang dilakukan di komputer satu akan berdampak pada email server dan komputer yang lain tentunya. Oleh karena itu, IMAP cocok untuk penggunaan email yang diakses juga oleh lebih dari satu user.
- Sangat mudah dalam mengidentifikasi Email yang belum terbaca.
- Pesan yang didownload hanya pesan yang anda akses saat itu untuk ditampilkan di komputer remote. Lebih praktis, cepat dan hemat waktu.
- Outgoing Email bisa tersimpan secara realtime di email server dan bisa diakses oleh komputer manapun yang menggunakan IMAP.
- Anda bisa mengatur email server dari komputer secara real time. Saat anda menghapus email di komputer remote, maka anda juga telah menghapusnya dari Email server. Sinkronisasi antara server email dan komputer akan selalu terjadi secara otomatis sehingga yang kita akses di komputer adalah kondisi email secara real time yang ada di email server. Oleh karena itu, Anda perlu untuk selalu online dengan jaringan internet untuk mengakses email via IMAP.
- Waktu reload email jauh lebih cepat dari POP dan sinkronisasi antara email server dan komputer remote akan selalu terjadi secara otomatis saat anda melakukan aktivitas di komputer remote anda.
Dari penjelasan di atas, Anda tentu sudah dapat menentukan ingin memanfaatkan fasilitas POP3 atau IMAP yang sama-sama tersedia di email Gmail. Cukup disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi koneksi serta gadget yang Anda gunakan. Setelah menentukan pilihan, mari kita belajar untuk setting email Gmail.com kita agar dapat diakses via Pop3 atau IMAP. Adapunl angkah-langkah yang harus dilalui adalah sebagai berikut:
- Login ke akun email Gmail.com Anda.
- Jika baru pertama kali masuk atau belum ada tampilan default yang Anda pilih, klik pada view Basic HTML, dan set as default.
- Klik pada tautan “setting” atau “setelah” jika menggunakan interface Bahasa Indonesia.
- Pada heading Setting, klik tautan “Forwarding and POP/IMAP”.
- Tekan panah bawah atau arahkan kursor pada bagian POP Download. Ada Tiga opsi yang dapat Anda Pilih:
a. Enable POP for all mail. Yaitu mengaktifkan POP untuk mengunduh seluruh email sejak akun email dibuat. Termasuk email-email yang telah diunduh oleh POP sebelumnya. Opsi ini juga berguna bagi Anda yang baru berpindah gadget atau ingin mengunduh semua email dari awal.
b. Enable POP only for mail that arrives from now on. Apabila memilih opsi ini, POP hanya akan mengunduh email yang masuk setelah opsi ini diaktifkan.
c. Disable POP. Apabila opsi ini dipilih, maka fungsi POP akan dinonaktifkan dari Gmail Anda. - Agar semua email diunduh melalui POP, pilih opsi pertama.
- Selanjutnya, ada combo box yang memberi Anda pilihan tindakan apa yang akan diterapkan setelah email diakses dengan POP. Pada setting “when messages are accessed with POP”, terdapat opsi sebagai berikut:
a. Keep gmail’s copy in the inbox. Memilih opsi ini, akan tetap meninggalkan copy email di inbox meski sudah diunduh POP ke email client
b. Mark Gmail’s copy as read. Email yang dinunduh akan tetap berada di inbox dan hanya ditandai sebagai read atau telah terbaca.
c. Archive Gmail’s copy. Email yang telah diunduh POP akan hilang dari Inbox dan disimpan sebagai arsip. Apabila dibutuhkan suatu saat, email-email tersebut dapat dicari pada archive email atau melalui fasilitas search mail.
d. Delete Gmail’s copy. Memilih opsi ini akan menghapus email pada server yang telah diunduh oleh POP. - Pilih opsi ketiga yaitu “archive Gmail’s Copy” jika Anda ingin menggunakan POP tapi tetap memiliki backup email di server.
- Pada bagian berikutnya adalah opsi IMAP. Pastikan opsi “disable” di IMAP dipilih apabila Anda ingin menggunakan POP.
- Sebaliknya, pilih opsi “disable” pada POP Download dan “enable” pada IMAP apabila Anda ingin menggunakan fasilitas IMAP.
- Klik “save changes” button dan proses pengaturan POP/IMAP selesai.
Sampai di sini, Anda sudah berhasil menyetel email Anda agar dapat diakses menggunakan POP atau IMAP. Selain Gmail, email dari Yahoo juga dapat diakses menggunakan POP. Prinsipnya sama, Anda cukup perlu menyesuaikan cara setting di email Yahoo Anda. Pada tutorial berikutnya, akan kita pelajari bagaimana setting email yang Anda miliki saat ini ke program Client email Outlook Express dan Windows Mail.(DPM)
Dimas adalah seorang blogger, penulis, dan motivator tunanetra kelahiran kota Jakarta yang bertepatan dengan perayaan Hari Pramuka tahun 1988. Lulusan program S1 Sastra Inggris, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia ini berkarir sebagai seorang PNS Peneliti di Pusat Riset Pendidikan, Badan Riset dan Inovasi Nasional (BRIN). Saat ini Dimas sedang menyelesaikan kuliah Master of Education di The University of Adelaide, Australia.